Giao tiếp hiệu quả

Cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc và mối quan hệ cá nhân của bạn

Giao tiếp hiệu quả nghe có vẻ như là bản năng. Nhưng tất cả quá thường xuyên, khi chúng ta cố gắng giao tiếp với người khác, một cái gì đó đi lạc hướng. Chúng tôi nói một điều, người kia nghe thấy một điều khác, và hiểu lầm, thất vọng và xung đột xảy ra sau đó. Điều này có thể gây ra vấn đề trong các mối quan hệ nhà, trường học và công việc của bạn. Đối với nhiều người trong chúng ta, giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn đòi hỏi phải học một số kỹ năng quan trọng. Cho dù bạn đang cố gắng cải thiện giao tiếp với vợ / chồng, con cái, sếp hoặc đồng nghiệp của mình, học những kỹ năng này có thể tăng cường kết nối với người khác, tạo niềm tin và sự tôn trọng cao hơn, và cải thiện tinh thần đồng đội, giải quyết vấn đề và sức khỏe xã hội và cảm xúc tổng thể của bạn.

Truyền thông hiệu quả là gì?

Giao tiếp hiệu quả là về nhiều hơn là chỉ trao đổi thông tin. Đó là về sự hiểu biết cảm xúc và ý định đằng sau thông tin. Ngoài việc có thể truyền tải một thông điệp rõ ràng, bạn cũng cần lắng nghe theo cách đạt được ý nghĩa đầy đủ của những gì được nói và làm cho người khác cảm thấy được nghe và hiểu.

Không chỉ là những từ bạn sử dụng, giao tiếp hiệu quả kết hợp một bộ 4 kỹ năng:

  1. Lắng nghe
  2. Giao tiếp phi ngôn ngữ
  3. Quản lý căng thẳng trong thời điểm này
  4. Khẳng định bản thân một cách tôn trọng

Trong khi đây là những kỹ năng được học, giao tiếp có hiệu quả hơn khi nó trở nên tự phát hơn là công thức. Một bài phát biểu được đọc, ví dụ, hiếm khi có tác động tương tự như một bài phát biểu được phát (hoặc dường như được phát) một cách tự nhiên. Tất nhiên, cần có thời gian và nỗ lực để phát triển các kỹ năng này. Bạn càng nỗ lực và thực hành nhiều hơn, các kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ trở nên bản năng và hiệu quả hơn.

Điều gì ngăn bạn giao tiếp hiệu quả?

Rào cản phổ biến để giao tiếp hiệu quả bao gồm:

Căng thẳng và mất kiểm soát cảm xúc. Khi bạn căng thẳng hoặc quá tải về mặt cảm xúc, bạn có nhiều khả năng đọc sai người khác, gửi các tín hiệu phi ngôn ngữ khó hiểu hoặc tắt và đưa vào các kiểu hành vi giật đầu gối không lành mạnh. Để tránh xung đột và hiểu lầm, bạn có thể học cách nhanh chóng bình tĩnh trước khi tiếp tục cuộc trò chuyện.

Thiếu tập trung. Bạn không thể giao tiếp hiệu quả khi bạn đa nhiệm. Nếu bạn đang kiểm tra điện thoại của mình, lên kế hoạch cho những gì bạn sẽ nói tiếp theo hoặc mơ mộng, bạn gần như chắc chắn sẽ bỏ lỡ những tín hiệu phi ngôn ngữ trong cuộc trò chuyện. Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần tránh phiền nhiễu và tập trung.

Ngôn ngữ cơ thể không nhất quán. Giao tiếp phi ngôn ngữ nên củng cố những gì đang được nói, không mâu thuẫn với nó. Nếu bạn nói một điều, nhưng ngôn ngữ cơ thể của bạn nói điều khác, người nghe của bạn có thể sẽ cảm thấy rằng bạn không trung thực. Ví dụ: bạn không thể nói tiếng vâng, vâng, trong khi lắc đầu không.

Ngôn ngữ cơ thể tiêu cực. Nếu bạn không đồng ý hoặc không thích những gì được nói, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể tiêu cực để từ chối tin nhắn của người khác, chẳng hạn như khoanh tay, tránh giao tiếp bằng mắt hoặc chạm vào chân bạn. Bạn không cần phải đồng ý, hoặc thậm chí như những gì được nói, nhưng để giao tiếp hiệu quả và không đặt người khác vào thế phòng thủ, điều quan trọng là tránh gửi tín hiệu tiêu cực.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 1: Trở thành người lắng nghe

Khi giao tiếp với người khác, chúng ta thường tập trung vào những gì chúng ta nên nói. Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả ít nói về việc nói và nhiều hơn về việc lắng nghe. Lắng nghe tốt có nghĩa là không chỉ hiểu các từ hoặc thông tin được truyền đạt, mà còn hiểu được cảm xúc mà người nói đang cố gắng truyền đạt.

Có một sự khác biệt lớn giữa nghe tham gia và chỉ đơn giản là nghe. Khi bạn thực sự lắng nghe - khi bạn tham gia vào những gì đang nói - bạn sẽ nghe thấy những ngữ điệu tinh tế trong giọng nói của ai đó cho bạn biết cảm giác của người đó và cảm xúc mà họ đang cố gắng giao tiếp. Khi bạn là một người lắng nghe, không chỉ bạn sẽ hiểu rõ hơn về người khác, bạn cũng sẽ khiến người đó cảm thấy được nghe và hiểu, điều này có thể giúp xây dựng một kết nối mạnh mẽ hơn, sâu sắc hơn giữa bạn.

Bằng cách giao tiếp theo cách này, bạn cũng sẽ trải nghiệm một quá trình giảm căng thẳng và hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần. Nếu người bạn đang nói chuyện bình tĩnh, chẳng hạn, lắng nghe một cách gắn bó cũng sẽ giúp bạn bình tĩnh. Tương tự, nếu người đó bị kích động, bạn có thể giúp họ bình tĩnh bằng cách lắng nghe một cách chăm chú và khiến người đó cảm thấy được thấu hiểu.

Nếu mục tiêu của bạn là hiểu đầy đủ và kết nối với người khác, lắng nghe một cách gắn kết thường sẽ đến một cách tự nhiên. Nếu không, hãy thử các mẹo sau. Bạn càng thực hành chúng, bạn sẽ càng thỏa mãn và bổ ích cho các tương tác của bạn với người khác.

Lời khuyên để trở thành một người nghe tham gia

Tập trung hoàn toàn vào loa. Bạn không thể nghe theo cách gắn kết nếu bạn liên tục kiểm tra điện thoại hoặc suy nghĩ về điều gì khác. Bạn cần tập trung vào trải nghiệm từng khoảnh khắc để chọn ra những sắc thái tinh tế và những tín hiệu phi ngôn ngữ quan trọng trong một cuộc trò chuyện. Nếu bạn cảm thấy khó tập trung vào một số người nói, hãy thử lặp lại từ của họ trong đầu - nó sẽ củng cố thông điệp của họ và giúp bạn tập trung.

Ủng hộ tai phải của bạn. Nghe có vẻ lạ, phía bên trái của não chứa các trung tâm xử lý chính cho cả khả năng hiểu lời nói và cảm xúc. Vì bên trái của não được kết nối với bên phải của cơ thể, việc ưu tiên tai phải của bạn có thể giúp bạn phát hiện tốt hơn các sắc thái cảm xúc của những gì ai đó đang nói.

Tránh làm gián đoạn hoặc cố gắng chuyển hướng cuộc trò chuyện đến mối quan tâm của bạn. Bằng cách nói điều gì đó giống như, nếu bạn nghĩ điều đó thật tệ, hãy để tôi kể cho bạn nghe những gì đã xảy ra với tôi. Lắng nghe không giống như chờ đến lượt bạn nói chuyện. Bạn không thể tập trung vào những gì ai đó nói nếu bạn đang hình thành những gì bạn sẽ nói tiếp theo. Thông thường, người nói có thể đọc biểu cảm khuôn mặt của bạn và biết rằng tâm trí của bạn ở nơi khác.

Thể hiện sự quan tâm của bạn về những gì đang được nói. Thỉnh thoảng gật đầu, mỉm cười với người đó, và đảm bảo tư thế của bạn được mở và mời. Khuyến khích người nói tiếp tục với những bình luận bằng lời nói nhỏ như có, hay hay uh huh.

Hãy cố gắng để dành sự phán xét. Để giao tiếp hiệu quả với ai đó, bạn không cần phải thích họ hoặc đồng ý với ý tưởng, giá trị hoặc ý kiến ​​của họ. Tuy nhiên, bạn cần phải gạt sang một bên phán xét của mình và từ chối đổ lỗi và chỉ trích để hiểu đầy đủ về chúng. Giao tiếp khó khăn nhất, khi được thực hiện thành công, thường có thể dẫn đến một kết nối không thể xảy ra với ai đó.

Cung cấp phản hồi. Nếu dường như có một sự ngắt kết nối, hãy phản ánh những gì đã được nói bằng cách diễn giải. Những gì tôi đang nghe là, những người hay nghe như những gì bạn đang nói, đó là những cách tuyệt vời để phản hồi lại. Đừng chỉ đơn giản lặp lại những gì người nói đã nói nguyên văn, mặc dù - bạn sẽ nghe không trung thực hoặc không thông minh. Thay vào đó, hãy diễn đạt những gì người nói có ý nghĩa với bạn. Đặt câu hỏi để làm rõ một số điểm nhất định: về ý nghĩa của bạn khi bạn nói về phạm lỗi hay phạm lỗi Đây có phải là ý của bạn không?

Lắng nghe cảm xúc đằng sau những lời nói

Đó là tần số cao hơn của lời nói của con người truyền đạt cảm xúc. Bạn có thể trở nên hòa hợp hơn với các tần số này - và do đó có thể hiểu rõ hơn những gì người khác đang nói - bằng cách tập luyện các cơ nhỏ của tai giữa (nhỏ nhất trong cơ thể). Bạn có thể làm điều này bằng cách hát, chơi một nhạc cụ gió hoặc nghe một số loại nhạc tần số cao nhất định (ví dụ như một bản giao hưởng Mozart hoặc violin, thay vì nhạc rock, pop hoặc hip-hop tần số thấp).

Kỹ năng 2: Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ

Cách bạn nhìn, lắng nghe, di chuyển và phản ứng với người khác nói với họ nhiều hơn về cảm giác của bạn hơn là lời nói một mình có thể. Giao tiếp phi ngôn ngữ, hoặc ngôn ngữ cơ thể, bao gồm nét mặt, cử động và cử chỉ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, tư thế, giọng nói và thậm chí cả sự căng cơ và hơi thở của bạn.

Phát triển khả năng hiểu và sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp bạn kết nối với người khác, thể hiện ý nghĩa thực sự của bạn, điều hướng các tình huống đầy thách thức và xây dựng các mối quan hệ tốt hơn ở nhà và nơi làm việc.

  • Bạn có thể tăng cường giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể mở - khoanh tay, đứng với tư thế mở hoặc ngồi trên mép ghế và duy trì giao tiếp bằng mắt với người bạn đang nói chuyện.
  • Bạn cũng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh hoặc tăng cường thông điệp bằng lời nói của bạn - vỗ lưng một người bạn trong khi khen ngợi anh ấy về thành công của anh ấy, ví dụ, hoặc đập tay để gạch chân tin nhắn của bạn.

Cải thiện cách bạn đọc giao tiếp phi ngôn ngữ

Hãy nhận biết sự khác biệt cá nhân. Mọi người từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau có xu hướng sử dụng các cử chỉ giao tiếp phi ngôn ngữ khác nhau, do đó, điều quan trọng là phải tính đến tuổi tác, văn hóa, tôn giáo, giới tính và trạng thái cảm xúc khi đọc tín hiệu ngôn ngữ cơ thể. Chẳng hạn, một thiếu niên Mỹ, một góa phụ đau buồn và một doanh nhân châu Á có khả năng sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ khác nhau.

Nhìn vào các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ như một nhóm. Đừng đọc quá nhiều vào một cử chỉ hoặc gợi ý không lời. Hãy xem xét tất cả các tín hiệu phi ngôn ngữ bạn nhận được, từ giao tiếp bằng mắt đến giọng nói đến ngôn ngữ cơ thể. Bất cứ ai cũng có thể trượt lên thỉnh thoảng và để cho giao tiếp bằng mắt, ví dụ, hoặc khoanh tay ngắn mà không có ý nghĩa. Hãy xem xét các tín hiệu một cách tổng thể để có được một cuốn sách tốt hơn đọc trên một người.

Cải thiện cách bạn giao hàng giao tiếp phi ngôn ngữ

Sử dụng tín hiệu không lời phù hợp với lời nói của bạn thay vì mâu thuẫn với họ. Nếu bạn nói một điều, nhưng ngôn ngữ cơ thể của bạn nói điều khác, người nghe của bạn sẽ cảm thấy bối rối hoặc nghi ngờ rằng bạn không trung thực. Ví dụ, ngồi khoanh tay và lắc đầu không khớp với những từ nói với người khác rằng bạn đồng ý với những gì họ đang nói.

Điều chỉnh tín hiệu phi ngôn ngữ của bạn theo ngữ cảnh. Chẳng hạn, giọng điệu của giọng nói của bạn sẽ khác khi bạn xưng hô với trẻ so với khi bạn xưng hô với một nhóm người lớn. Tương tự, hãy tính đến trạng thái cảm xúc và nền tảng văn hóa của người bạn tương tác.

Tránh ngôn ngữ cơ thể tiêu cực. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt cảm xúc tích cực, ngay cả khi bạn không thực sự trải nghiệm chúng. Nếu bạn lo lắng về một tình huống - ví dụ như một cuộc phỏng vấn xin việc, thuyết trình quan trọng hoặc ngày đầu tiên - bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để báo hiệu sự tự tin, mặc dù bạn không cảm thấy điều đó. Thay vì ngập ngừng bước vào một căn phòng với đầu cúi xuống, mắt đảo ngược và trượt vào ghế, hãy thử đứng cao bằng vai, mỉm cười và duy trì giao tiếp bằng mắt, và bắt tay thật chặt. Nó sẽ làm cho bạn cảm thấy tự tin hơn và giúp đỡ người khác thoải mái.

Kỹ năng 3: Giữ căng thẳng trong kiểm tra

Đã bao nhiêu lần bạn cảm thấy căng thẳng trong lúc bất đồng với vợ / chồng, con cái, sếp, bạn bè hoặc đồng nghiệp và sau đó nói hoặc làm điều gì đó mà sau này bạn hối hận? Nếu bạn có thể nhanh chóng giảm bớt căng thẳng và trở lại trạng thái bình tĩnh, bạn sẽ không chỉ tránh được những điều hối tiếc như vậy, mà trong nhiều trường hợp, bạn cũng sẽ giúp làm dịu người khác. Chỉ khi bạn ở trạng thái bình tĩnh, thoải mái, bạn mới có thể biết liệu tình huống có cần phản hồi hay không, liệu tín hiệu của người khác cho thấy sẽ tốt hơn nếu giữ im lặng.

Ví dụ, trong các tình huống như phỏng vấn xin việc, thuyết trình kinh doanh, gặp gỡ áp lực hoặc giới thiệu về gia đình người thân, chẳng hạn, điều quan trọng là phải quản lý cảm xúc, suy nghĩ và giao tiếp hiệu quả dưới áp lực.

Giao tiếp hiệu quả bằng cách giữ bình tĩnh dưới áp lực
Sử dụng chiến thuật đình trệ để cho mình thời gian suy nghĩ. Yêu cầu một câu hỏi được lặp đi lặp lại hoặc để làm rõ một tuyên bố trước khi bạn trả lời.
Tạm dừng để thu thập suy nghĩ của bạn. Im lặng không nhất thiết là một điều xấu - tạm dừng có thể khiến bạn có vẻ kiểm soát nhiều hơn là vội vã trả lời.
Làm một điểm và cung cấp một ví dụ hoặc phần thông tin hỗ trợ. Nếu câu trả lời của bạn quá dài hoặc bạn vặn vẹo về một số điểm, bạn có nguy cơ mất hứng thú của người nghe. Thực hiện theo một điểm với một ví dụ và sau đó đánh giá phản ứng của người nghe để cho biết bạn có nên đưa ra điểm thứ hai hay không.
Cung cấp lời nói của bạn rõ ràng. Trong nhiều trường hợp, cách bạn nói điều gì đó có thể quan trọng như những gì bạn nói. Nói rõ ràng, duy trì giọng điệu đều và giao tiếp bằng mắt. Giữ ngôn ngữ cơ thể của bạn thư giãn và cởi mở.
Kết thúc bằng một bản tóm tắt và sau đó dừng lại. Tóm tắt câu trả lời của bạn và sau đó ngừng nói, ngay cả khi nó để lại sự im lặng trong phòng. Bạn không cần phải lấp đầy sự im lặng bằng cách tiếp tục nói chuyện.

Giảm căng thẳng nhanh chóng để giao tiếp hiệu quả

Khi một cuộc trò chuyện bắt đầu nóng lên, bạn cần một cái gì đó nhanh chóng và ngay lập tức để làm giảm cường độ cảm xúc. Bằng cách học cách nhanh chóng giảm căng thẳng trong thời điểm này, bạn có thể nắm bắt một cách an toàn mọi cảm xúc mạnh mẽ mà bạn đang trải qua, điều chỉnh cảm xúc và hành xử phù hợp.

Nhận ra khi bạn đang trở nên căng thẳng. Cơ thể của bạn sẽ cho bạn biết nếu bạn căng thẳng khi bạn giao tiếp. Là cơ bắp hoặc dạ dày của bạn chặt chẽ? Tay bạn có nắm chặt không? Hơi thở của bạn có nông không? Có phải bạn đã quên mất việc hít thở?

Hãy dành một chút thời gian để bình tĩnh lại trước khi quyết định tiếp tục một cuộc trò chuyện hoặc hoãn lại nó.

Mang các giác quan của bạn để giải cứu. Cách tốt nhất để giảm căng thẳng nhanh chóng và đáng tin cậy là thông qua các giác quan - thị giác, âm thanh, xúc giác, vị giác, khứu giác - hoặc chuyển động. Ví dụ, bạn có thể nhét một viên bạc hà vào miệng, bóp một quả bóng căng thẳng trong túi, hít một vài hơi thật sâu, nắm chặt và thư giãn cơ bắp, hoặc đơn giản là nhớ lại một hình ảnh nhẹ nhàng, giàu cảm giác. Mỗi người phản ứng khác nhau với đầu vào cảm giác, vì vậy bạn cần tìm một cơ chế đối phó nhẹ nhàng với bạn.

Tìm kiếm sự hài hước trong tình huống. Khi được sử dụng một cách thích hợp, sự hài hước là một cách tuyệt vời để giảm căng thẳng khi giao tiếp. Khi bạn hoặc những người xung quanh bắt đầu thực hiện mọi thứ quá nghiêm túc, hãy tìm cách làm dịu tâm trạng bằng cách chia sẻ một câu chuyện cười hoặc một câu chuyện thú vị.

Hãy sẵn sàng thỏa hiệp. Đôi khi, nếu bạn có thể vừa uốn cong một chút, bạn sẽ có thể tìm thấy một khu vực giữa vui vẻ làm giảm mức độ căng thẳng cho mọi người liên quan. Nếu bạn nhận ra rằng người kia quan tâm nhiều đến một vấn đề hơn bạn, thỏa hiệp có thể dễ dàng hơn cho bạn và là một khoản đầu tư tốt cho tương lai của mối quan hệ.

Đồng ý không đồng ý, nếu cần thiết, và dành thời gian ra khỏi tình huống để mọi người có thể bình tĩnh. Đi dạo bên ngoài nếu có thể, hoặc dành vài phút để thiền. Chuyển động vật lý hoặc tìm một nơi yên tĩnh để lấy lại thăng bằng có thể nhanh chóng giảm căng thẳng.

Kỹ năng 4: Khẳng định bản thân

Biểu hiện trực tiếp, quyết đoán giúp giao tiếp rõ ràng và có thể giúp tăng cường lòng tự trọng và kỹ năng ra quyết định của bạn. Trở nên quyết đoán có nghĩa là thể hiện suy nghĩ, cảm xúc và nhu cầu của bạn một cách cởi mở và trung thực, đồng thời tự đứng lên và tôn trọng người khác. Nó KHÔNG có nghĩa là thù địch, hung hăng hoặc đòi hỏi. Giao tiếp hiệu quả luôn là tìm hiểu người khác, không phải là chiến thắng một cuộc tranh cãi hay ép buộc ý kiến ​​của bạn về người khác.

Để cải thiện sự quyết đoán của bạn:
Giá trị bản thân và lựa chọn của bạn. Họ cũng quan trọng như bất kỳ ai khác.
Biết nhu cầu và mong muốn của bạn. Học cách thể hiện chúng mà không xâm phạm quyền của người khác
Thể hiện suy nghĩ tiêu cực một cách tích cực. Bạn có thể tức giận, nhưng bạn cũng phải tôn trọng.
Nhận phản hồi tích cực. Chấp nhận lời khen một cách ân cần, học hỏi từ những sai lầm của bạn, yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
Học cách nói tiếng No no. Biết giới hạn của bạn và đừng để người khác lợi dụng bạn. Tìm kiếm các lựa chọn thay thế để mọi người cảm thấy tốt về kết quả.

Phát triển kỹ thuật giao tiếp quyết đoán

Khẳng định khẳng định truyền đạt sự nhạy cảm với người khác. Đầu tiên, nhận ra tình huống hoặc cảm xúc của người khác, sau đó nêu rõ nhu cầu hoặc ý kiến ​​của bạn. Tôi biết bạn đã rất bận rộn trong công việc, nhưng tôi cũng muốn bạn dành thời gian cho chúng tôi.

Khẳng định có thể được sử dụng khi những nỗ lực đầu tiên của bạn không thành công. Bạn trở nên ngày càng vững chắc khi thời gian tiến triển, có thể bao gồm các hậu quả phác thảo nếu nhu cầu của bạn không được đáp ứng. Ví dụ, nếu bạn không tuân thủ hợp đồng, tôi sẽ bị buộc phải theo đuổi hành động pháp lý.

Luyện tập sự quyết đoán trong các tình huống rủi ro thấp hơn để giúp xây dựng sự tự tin của bạn. Hoặc hỏi bạn bè hoặc gia đình nếu bạn có thể thực hành các kỹ thuật quyết đoán về họ trước.

Đề nghị đọc

Giao tiếp hiệu quả: Cải thiện kỹ năng xã hội của bạn - Giao tiếp hiệu quả hơn, cải thiện kỹ năng hội thoại và trở nên quyết đoán hơn. (Lo âuCanada)

Kỹ năng lắng nghe cốt lõi - Làm thế nào để trở thành người nghe tốt hơn. (SucceedSocively.com)

Giao tiếp hiệu quả (PDF) - Cách giao tiếp trong các nhóm bằng cách sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ và kỹ thuật lắng nghe tích cực. (Đại học Maine)

Một số lỗi giao tiếp thường gặp - Và cách tránh chúng. (SucceedSocively.com)

Các tác giả: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D. và Melinda Smith, M.A. Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2018.

Xem video: YDC - VTC4 Kỹ năng sống số 15: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (Tháng 2020).

Loading...